说到发布会，相信大家都非常的熟悉，但是举办发布会需要邀请哪些人员?又该如何邀请呢?不知道大家又了解多少呢?今天长沙活动策划公司延创传媒小编为大家做一个比较全面的介绍，让大家对发布会人员邀约有一个更深层次的了解。一般情况下，发布会需要邀请的人员主要有：嘉宾、观众、媒体等。

一、参加嘉宾：企业领导、业界领袖、政府主管领导、投资者、代言人、主持人等

1、企业领导

一般是CEO演讲+产品负责人演讲各模块;当然也可以是CEO控制全场。

2、业界领袖

首先要确保嘉宾本身的形象内涵和本次发布会的主题比较吻合，另外还需要邀请几位备选嘉宾。当规划核心信息的时候就要有嘉宾的备选名单开始进行邀约，对于嘉宾的排期和行程动态要安排专人来负责。业界领袖能大大提高发布会活动的深度和含金量。

3、代言人

至于代言人，需要慎重选择，尽量挑选符合企业格调的代言人，这样才能提升发布会的流量和人气。如果是互联网产品发布会，可以不用请明星大腕来代言，公司的CEO才是最好的代言人。

4、主持人

为什么把主持人也放在参会嘉宾里面呢?因为主持人对整场发布会活动而言是至关重要的，是整场活动的控场人。主持人通常可以外聘，比如著名的电视节目主持人。也可以在公司内部挑选，如公司领导或者员工担任。在活动开始前，一定要做好主持人和嘉宾的配合演练和排练。

怎样邀请?

在书写邀请函时务必使用正确的称呼，然后简单介绍xx公司在xx时间、地点举办一次xx活动，然后表示对邀请者的认可和邀请的理由，然后写出参加这次活动需要参加的环节和收获，最后写出公司联系人的姓名和联系方式。附寄邀请函(有首席执行官手写签名最好)，以及对该活动/往届活动的回顾。如邀请成功后仍需持续跟进以确保出席。

温馨提示：要提前了解嘉宾在衣食住行如宗教信仰、素食主义等方面是否有特殊要求，以免活动时出现不必要的麻烦，同时也表达了公司对嘉宾的重视和诚意。

二、参会观众：专业受众、普通大众、粉丝

对专业观众来说，他们通常是该领域的实践者，一家公司的采购决策人员更加关注产品如何落地，以及如何留存用户和二次回访。普通大众和粉丝关注点就不一样，他们更关注产品的新趋势和新奇体验，对活动的二次传播，他们能起到非常重要的作用。在活动预热期宣传时，需要对他们进行招募，招募的人数也有要求，尽量比场地可容纳的观众数量要多。

怎样邀请?

对专业受众来说，如果有目标化的邀请名单，就把它们分给销售/客户部门。对普通大众需要在合适的媒体平台上发布活动信息，然后进行引导，点击报名统一链接进行报名。

三、参会媒体：自媒体、行业媒体、垂直领域媒体

按照POE的媒体分类模型，媒体主要分为：付费媒体、自有媒体和赢得媒体。

1、自有媒体

自有媒体主要是公司的媒体渠道，如官方微信微博抖音、官网和员工的社交媒体、公司产品的宣传材料等，必须利用好公司自身的媒体去沉淀品牌，赢得流量。另外可以发动员工进行朋友圈分享，多给员工写几篇选性较强的朋友圈传播文案，让他们自行转发。

2、付费媒体

付费媒体主要分为专业垂直媒体和大众媒体两种，选择付费媒体也是有讲究的，需要根据活动的调性和传播阶段来选择合适的，并对各渠道的关键字进行定性，方便匹配宣传内容，把钱花在刀刃上。如采用付费媒体，必须记得引流到自有渠道，完成流量分配。

3、赢得媒体

赢得媒体主要靠的是活动的设计和内容带来的自我传播。但是他的困难在于控制得不够好，需要实时的舆论监测，如果有虚假或故意贬低言论损害公司形象的情况发生，需要成立危机小组来处理危机事件。

怎样邀请?

付费媒体名单确定后，邮件说明公司介绍、活动信息(重要信息如需保密，不得提前泄露，保证每一位负责邀请媒体的同事统一口径)、活动大致主题、拟邀请嘉宾等，均了解媒体意图。如果有意继续沟通公司需求和媒体需求，如稿件排期、公司提议的报道角度、公司可为媒体提供产品体验以及重要嘉宾访谈机会(3-5个)、媒体感兴趣的问题等，最终确定付款金额，发送正式的媒体邀请，并确保媒体按时到场。

媒体专访黄金时段：上午10:00-12:00 下午15:00-17:00。

上面为朋友们介绍了举办发布会需要邀请哪些人员以及如何邀请，相信大家都已经非常了解了。接下来继续为朋友们分享发布会活动如何安排工作人员?希望能帮助到有需要的朋友们!

在识别活动的核心信息和邀请人之后，需要根据内容来确定内容提交方及其过程设计。人员安排主要是针对工作人员而定的，他们不仅要对来宾、观众、媒体负责，而且要对自己的责任明确。一般而言，员工角色有以下几个方面：主持人、保安、礼仪接待、化妆、多媒体播放、舞美器材、现场实拍(存储卡硬盘)、物资人员、技术人员等等。可聘请外部雇员，也可由公司内部员工负责。公司内的员工一般统一穿着公司的深色文化衫，佩戴工作牌标明负责事项，专人专职。每个员工都要知道整个发布会的节奏，要把事情办好，事事有回应。

下面针对工作人员对以下几大对象负责的内容进行详细说明：

1、公司领导

从参加会议的来宾中单独列出来说，可见公司领导的重要性，公司的领导务必服务到位。

会议前：需要为领导们准备好个人的briefingdeck，按照他当天的时间表告诉他活动要说什么，会见哪些人，如何穿着等等;并在活动前安排排练。

会议当天：要做好领导接待工作，有需要的时候可以第一时间找到你。演讲者需要准备讲稿手卡并备份。当与嘉宾交流时，需要准备企业核心信息，嘉宾基本信息(姓名、公司、职位、与公司的关系)。而在与媒体打交道的场景中，需要再一次提醒访谈的目的，媒体和记者介绍，采访问题的方向和建议的解答，企业核心信息，行业形势，甚至是媒体八卦等并做好风险提示。有重要来宾的情况下：需要根据贵宾席上的贵宾提供指引，并提醒同一桌来宾的基本信息。

会议后：向领导提出本次会议取得较好成绩和需改进之处。

2、其他与会嘉宾

会议前：提前传达活动主题、论坛所涉及的主题和活动的时间安排，并做好着装要求和出行安排(食、住、行)，使来宾享有与其level一致的待遇标准，除特殊需要(例如政府官员)外。

会议地点：反复确认好来宾座位以及来宾的身份信息和头衔是否吻合;需要做好来宾的接待工作。一般会先在贵宾室休息，备份来宾的讲稿和多媒体设备，为来宾更好地融入环境做大会介绍和人际搭桥工作。

会议后：可以写一封感谢信给参加会议的嘉宾，并附上他出席会议的照片。

3、出席媒体

会议前：沟通各方需求，告知活动日程安排，确定访谈重点。

会议现场：做好媒体接待和引导工作，让媒体按照顺序进行1对1专访。

会后：向媒体传递发布会简报、发布会稿件、发布会多媒体资料，确定发布时间，表示感谢。发布后，若能将其转发到公共平台，则表示更加感谢。

4、参会观众

会议前：需发送会议报名成功通知及邀请函，会议前一天需发送RSVP(收到请回复)短信提醒。

活动当天：做好每一个环节和每一个观众的签到及引导。

会后：收集会议参与者的活动反馈信息，并进行电话回访。

温馨提示：对于其他外聘工作人员，需要确保提前到场，清楚地了解他们负责的主要环节，并向他们提供大会基本Q&A信息(会场区域平面图、发布会流程图)，以便回答观众的问题。政府部门分会场何时开始?洗手间在哪儿?等等问题。在人员邀请环节需要与多个部门协作，例如，市场部负责大会的报名宣传，吸引观众报名，在会议结束后将观众登记信息发给call-center进行电话回访，寻找商业机会;销售部负责向商业伙伴、顾客等发出定向邀请;公关部负责与媒体对接，撰写稿件，管理危机等等。